Registro de jornada: guía del Ministerio de Trabajo y algunas cuestiones prácticas

Desde el pasado domingo 12 de mayo de 2019, todas las empresas están obligadas a registrar de forma diaria la jornada de trabajo de las personas trabajadoras, debiendo dicho registro incluir el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada una de ellas.

 

La organización y documentación del registro de la jornada diaria se debe establecer a través de la negociación colectiva (Convenio Colectivo) o mediante acuerdo de empresa. Si eso no fuera posible (al no alcanzarse acuerdo al respecto), se deberá establecer por decisión unilateral del empresario, previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa.

 

Por medio de la presente Circular les resumimos la Guía sobre el registro de jornada que ayer día 13 de mayo publicó el Ministerio de Trabajo (adjuntamos dicha guía;http://prensa.mitramiss.gob.es/WebPrensa/noticias/laboral/detalle/3531), y tratamos además de dar respuesta a los principales interrogantes que plantea el cumplimiento de esta obligación empresarial

 

            ¿Qué empresas están obligadas a cumplir con el registro de jornada?

 

Todas las empresas están obligadas a hacerlo, cualquiera que sea la actividad que realicen o el sector al que pertenezcan. El artículo 37.4 del Estatuto de los Trabajadores señala que el Gobierno podrá establecer especialidades respecto a la obligación de registrar la jornada en determinados sectores de actividad y trabajos cuyas peculiaridades así lo requieran, pero de momento no existe ningún desarrollo de esa previsión.

 

 

         ¿A qué tipo de trabajadores afecta el registro horario?

 

Como regla general, a todas las personas trabajadoras, que mantengan una relación laboral ordinaria por cuenta ajena, cualquiera que sea su categoría o grupo profesional o la forma en que presten sus servicios (trabajadores indefinidos y temporales, trabajadores “móviles o a distancia”, comerciales, trabajadores con horario flexible, teletrabajo, trabajadores desplazados, o cualquier otra persona trabajadora cuya prestación laboral no se realiza, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa).

 

 

         ¿Qué trabajadores quedan excluidos de la obligación del registro horario?

 

            La Guía elaborada por el Ministerio de Trabajo lo deja claro, quedan excluidos de la obligación de registro de jornada:

 

-       Las personas que mantengan una relación laboral especial (artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores), que habrán de estar a lo que se establezca en su normativa específica en materia de jornada de trabajo. En concreto, quedan completamente excluidos quienes tengan una relación laboral especial de Alta Dirección (artículo 2.1 a) ET).

 

-       Trabajadores autónomos y trabajadores socios de Cooperativas (que están excluidos del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores).

 

-       Los trabajadores que ya cuentan con un régimen específico de registro de jornada: trabajadores a tiempo parcial, y los encuadrados dentro del Real Decreto 1561/1995 (determinados transportes por carretera, marina mercante, transporte ferroviario).

 

 

         ¿Qué ocurre con los mandos intermedios, personal de confianza o con alto grado de responsabilidad, que tengan un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo?

 

            Su jornada diaria debe ser objeto de registro, pese a que presten servicios con plena disponibilidad horaria para el adecuado desempeño de sus funciones, debiendo delimitarse claramente su jornada efectiva de trabajo, interpretándose que la mayor retribución que suelen percibir estos trabajadores compensa de manera proporcionada su mayor exigencia de tiempo de trabajo.

 

 

         ¿Qué ocurre con los trabajadores de las ETT? ¿Y con los trabajadores de empresas subcontratadas?

 

La Guía del Ministerio de Trabajo señala que, puesto que las facultades de control y dirección de los trabajadores de ETTs le corresponden a la empresa usuaria, será ésta la obligada al registro diario de su jornada y a su conservación durante el plazo de 4 años.

 

 

 

 

 

Respecto a los trabajadores de empresas contratistas o subcontratistas, dado que éstas mantienen el control de su actividad, como verdaderas empleadoras, son ellas las obligadas al cumplimiento de la obligación de registro; sin perjuicio de que la empresa principal y la contratista/subcontratista puedan acordar servirse de los sistemas de registro de la primera (empresa principal), cuando los servicios se presten en sus instalaciones.

 

         ¿Cómo implantar el registro en empresas con representación legal de los trabajadores (Comité de empresa o delegados de personal)?

 

            Si bien la obligación legal de registrar la jornada diaria le corresponde a la empresa, la organización y documentación del registro se debe acordar con la representación legal de los trabajadores, a través de la negociación colectiva (Convenio Colectivo, o preferiblemente acuerdo colectivo).

 

Para ello, aquellas empresas que aún no lo hayan hecho deben poner en marcha cuanto antes las negociaciones, convocando a la representación legal de los trabajadores, estableciendo un calendario prudencial de negociación y documentando mediante actas las reuniones que se celebren.

 

Si las negociaciones finalizan sin acuerdo entre las partes, el empresario deberá implantar el registro mediante decisión unilateral, en la forma y sistema que decida finalmente, solicitando previamente informe al respecto a la representación legal de los trabajadores.

 

         ¿Y en empresas en las que no exista representación legal de los trabajadores?

 

En las empresas en las que no exista representación legal de los trabajadores, la obligación de garantizar un registro horario corresponde al empleador, que deberá implantar de forma unilateral, sin perjuicio de que, por razones de veracidad, pueda considerar oportuno iniciar una negociación directa con sus trabajadores.

 

¿Se debe necesariamente registrar cada día la hora de inicio y de finalización de la jornada diaria?

 

            Así es, tal y como expresamente establece la norma, el registro diario de la jornada debe contener la hora de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora, si bien no todo el tiempo transcurrido entre una y otra se considera como tiempo de trabajo efectivo.

 

 

 

 

         ¿Qué debe considerarse como tiempo efectivo de trabajo?

 

No todo el tiempo de permanencia en la empresa constituye tiempo de trabajo, de tal forma que resultará muy oportuno consignar en el registro las pausas que se realicen, legales o convencionales, bien sean voluntarias o bien consentidas por la empresa, para evitar la presunción de que, si nada se dice, todo el tiempo transcurrido entre el inicio y el fin de la jornada se considere trabajo efectivo.

 

De esa forma, salvo acuerdo en contrario, no se considera tiempo efectivo de trabajo, entre otros, el correspondiente al descanso para bocadillo en jornada continua, el tiempo para aseo o cambio de ropa, las pausas/salidas para fumar o tomar un café, los desplazamientos desde el domicilio hasta el centro de trabajo y viceversa, las guardias no presenciales ni localizadas…

 

En cambio, tendrán la consideración de tiempo efectivo de trabajo, entre otros supuestos,las ausencias por disfrute de permisos retribuidos, el tiempo de los desplazamientos realizados como consecuencia del trabajo o a instancia de la empresa,el correspondiente a desplazamientos de trabajadores sin centro de trabajo fijo, desde su domicilio hasta el de los clientes que visite, los tiempos destinados a formación que sea obligatoria y vinculada con el puesto de trabajo….

 

         ¿Qué medios concretos pueden ser utilizados para cumplir con la obligación de registrar la jornada (soporte en papel, sistemas informáticos o telemáticos, huella dactilar, geolocalizadores)?

 

 

La norma no establece ninguna obligatoriedad al respecto, y por tanto será válido cualquier sistema (acordado con la representación legal de los trabajadores, o bien implantado unilateralmente por la empresa) que permita cumplir con el objetivo legal: que el registro proporcione información veraz, fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador.

 

Lo más recomendable, por tanto, será elegir el sistema (manual por escrito, informatizado, o bien mixto, o incluso soportes de registros diferentes para determinados colectivos de trabajadores) que mejor se adapte a las particularidades de cada empresa concreta y que sean lo menos intrusivos posible en relación con los datos personales de los trabajadores, garantizando siempre la trazabilidad y rastreo fidedigno del tiempo efectivo de trabajo dentro de la jornada diaria de trabajo.

 

 

 

En ese sentido, la Guía elaborada por el Ministerio de Trabajo recuerda que cuando se utilicen sistemas de registro que conlleven el acceso a dispositivos digitales o el uso de sistemas de videovigilancia o geolocalización, deben respetarse en todo caso los derechos de los trabajadores a la intimidad previstos en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores, que remite a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

 

         ¿Se debe entregar copia de los registros a los trabajadores o a sus representantes legales?

 

No es necesario ni obligatorio, salvo que así se hubiera pactado.

 

La norma señala que los registros permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. Tal previsión debe entenderse como la obligación de que sea posible acceder a los mismos en cualquier momento en que se solicite, y de que estén y permanezcan siempre físicamente en el centro de trabajo, para evitar la posibilidad de su creación posterior, manipulación o alteración ilegal.

 

Por tanto, respecto a la obligación de entrega o forma concreta de puesta a disposición, basta con que cada trabajador pueda consultar su registro personal (no el de los demás trabajadores), y que la representación legal de los trabajadores pueda igualmente hacerlo en cualquier momento, sin necesidad de entregar copias en papel de los registros.

 

 

         ¿Se deben conservar los registros en la empresa durante un tiempo determinado?

 

En efecto, la norma establece la obligación de conservar los registros durante un plazo de 4 años.

 

 

         ¿Se debe contar con algún medio concreto de conservación? ¿Qué es lo que tiene que conservarse?

 

Cualquier medio de conservación es válido, siempre que se garantice su preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteriori de su contenido, ya se trate de soporte físico o cualquier otro que asegure idénticas garantías.

 

 

 

 

 

A diferencia del registro de los contratos a tiempo parcial, en este caso el deber de conservación se extiende a los registros diarios y no se prevé la totalización de los mismos en periodos más extensos, sin perjuicio de las obligaciones previstas en el caso de horas extraordinarias.

 

 

         ¿Qué consecuencias puede acarrear el incumplimiento de la obligación de registro diario de jornada?

 

El incumplimiento de la obligación de registro diario de jornada constituye infracción grave, sancionable con una multa de hasta 6.250 €.

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