Programa municipal de ayudas a la organización de eventos y congresos en Vitoria-Gasteiz y a la promoción exterior de la ciudad

El Departamento de Promoción Económica, Empleo, Comercio y Turismo del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz ha publicado la convocatoria y bases reguladoras del programa municipal de Ayudas a la organización de eventos y congresos en Vitoria-Gasteiz y a la promoción exterior de la ciudad.

El objeto de las presentes bases es regular las condiciones que regirán la concesión de ayudas, en régimen de concurrencia competitiva, a las personas físicas o jurídicas o entidades legalmente constituidas que realicen actividades relacionadas con la organización de eventos y congresos en Vitoria-Gasteiz, la promoción exterior de la ciudad y la promoción de nuevos productos y experiencias turísticas.

Las ayudas se podrán percibir a través de una de estas tres líneas:

1.Línea 1: organización de eventos y congresos cuya sede sea Vitoria-Gasteiz.

Será objeto de subvención la organización de congresos, jornadas, seminarios, u otros eventos que, por su originalidad y características, atraigan a la ciudad visitantes de otras localidades, comunidades o países.

No serán objeto de subvención las actividades que sean netamente deportivas, culturales o recreativas, las galas y desfiles, los premios, las actividades relacionadas con formación reglada ocupacional o continua, los actos académicos, religiosos, políticos o sindicales, o aquellos proyectos destinados en exclusiva a las personas socias de la entidad solicitante.

 2.Línea 2: promoción en el exterior de eventos celebrados en Vitoria-Gasteiz que identifiquen a la ciudad como destino turístico sostenible.

Serán objeto de subvención las actuaciones de promoción o comunicación en el exterior de eventos, congresos, festivales y actividades que se celebren en Vitoria-Gasteiz y que impulsen la imagen de la ciudad como destino turístico sostenible, cultural y enogastronómico de referencia en mercados nacionales e internacionales.

Se incluyen en este apartado:

1. La participación en ferias o certámenes.
2. Las presentaciones directas en áreas geográficas exteriores al municipio de Vitoria-Gasteiz.
3. Las visitas de prescriptores no locales a la ciudad para la promoción exterior de la misma.
4. El desarrollo de campañas de comunicación on y off line. No serán objeto de subvención la promoción de premios, actividades relacionadas con formación reglada ocupacional o continua, actos académicos, religiosos, políticos o sindicales, o aquellos proyectos que estén destinados en exclusiva a las personas socias de la entidad solicitante.

3. Línea 3: promoción de nuevos productos y experiencias turísticas que posicionen a la ciudad como destino turístico sostenible.

Serán objeto de subvención las actividades de promoción, comercialización, difusión, comunicación y captación de públicos para nuevos productos y experiencias turísticas, así como el desarrollo de las herramientas digitales que sean necesarias para lograr este objetivo y la elaboración de materiales fungibles de promoción.

Se incluyen en este apartado todos los productos y experiencias turísticas que posicionen a Vitoria-Gasteiz como destino turístico sostenible, cultural y enogastronómico de referencia en mercados nacionales e internacionales.

No serán objeto de subvención la promoción de productos o experiencias que sean netamente deportivas, culturales o recreativas, las galas y desfiles, los premios, las actividades relacionadas con formación reglada ocupacional o continua, los actos académicos, religiosos, políticos o sindicales, o aquellos proyectos destinados en exclusiva a las personas socias de la entidad solicitante.

Serán subvencionables las actuaciones que se realicen entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2023 y que se correspondan con lo recogido en una de estas tres líneas:

Línea 1: organización de eventos y congresos cuya sede sea Vitoria-Gasteiz.

1. Gastos derivados de los proyectos de candidatura para eventos o congresos que puedan celebrarse a futuro en la ciudad: trabajos de diseño online y offline, gastos de traslados para presentaciones, inscripciones en jornadas inversas y directas (en cuyo caso será necesario especificar la entidad promotora y la organizadora).
2. Gastos de captación, creación, promoción y ejecución de eventos o congresos que se hayan celebrado en el periodo indicado.
3. Gastos de servicios técnicos y profesionales directamente relacionados con el desarrollo de eventos o congresos.
4. Gastos de viaje, alojamiento y dietas de ponentes y expertos no locales que visiten la ciudad.
5. Alquiler de espacios específicamente destinados al evento o congreso, así como sus gastos indirectos. Queda excluido el alquiler de la sede social de la entidad beneficiaria y las tasas abonadas por el alquiler de espacios y edificios públicos.
6. Gastos relativos a diseño, elaboración, maquetación y traducción de material promocional: se admitirán por este concepto los gastos relativos a diseño gráfico, elaboración de folletos y cartelería, bancos fotográficos y fílmicos, vídeos, gastos relativos a creación de diseño web, banners, páginas web, frames, pop ups y otros ele-mentos de comunicación.

Se priorizará el diseño de soportes para su distribución digital frente a materiales fungibles.

Línea 2: promoción en el exterior de eventos celebrados en Vitoria-Gasteiz que identifiquen a la ciudad como destino turístico sostenible.

1. Gastos relativos a promoción online: se admitirán por este concepto acciones de marketing programático, publicidad en buscadores (SEM y SEO), email marketing, publicidad en medios sociales (Facebook, Youtube, Instagram…), marketing de contenidos (branded content e inbound marketing), etc.
2. Gastos relativos a la difusión de los eventos en otros medios de comunicación. Se admitirán por este concepto anuncios en radio, televisión, prensa, vallas publicitarias, mobiliario urbano, rótulos, publicidad en transportes, ascensores, etc. También se contemplan los gastos por entrevistas, programas o artículos en prensa, televisión o radio, etc.
3. Gastos de servicios técnicos y profesionales directamente relacionados con la promoción del evento.
4. Gastos de viaje, alojamiento y dietas de prescriptores no locales que visiten la ciudad y de organizadores del evento que se desplacen fuera de la ciudad a realizar acciones de promoción.

Línea 3: promoción de nuevos productos y experiencias turísticas que posicionen a la ciudad como destino turístico sostenible.

1. Gastos relativos a promoción online: se admitirán por este concepto acciones de marketing programático, publicidad en buscadores (SEM y SEO), email marketing, publicidad en medios sociales (Facebook, Youtube, Instagram…), marketing de contenidos (branded content e inbound marketing), etc.
2. Gastos relativos a la difusión de los nuevos productos o experiencias turísticas en otros medios de comunicación. Se admitirán por este concepto anuncios en radio, televisión, prensa, vallas publicitarias, mobiliario urbano, rótulos, publicidad en transportes, ascensores, etc. También se contemplan los gastos por entrevistas, pro-gramas o artículos en prensa, televisión o radio, etc.
3. Gastos de servicios técnicos y profesionales directamente relacionados con la promoción de los nuevos productos o experiencias turísticas.
4. Gastos de viaje, alojamiento y dietas de prescriptores no locales que visiten la ciudad para conocer los nuevos productos y experiencias turísticas así como los gastos de los organizadores de los nuevos productos y experiencias turísticas que se desplacen fuera de la ciudad a realizar acciones de promoción de los mismos.
5. Los tributos son gasto subvencionable (si reúnen los requisitos para ser gasto elegible entendido éste como aquel que es necesario para la ejecución del proyecto y así se estipula en el presupuesto aprobado-) cuando el beneficiario de la subvención los abona efectivamente. Así, el IVA será subvencionable cuando el beneficiario lo paga y no se lo deduce posteriormente y siempre que acredite documentalmente este extremo. En ningún caso se consideran gastos subvencionables los impuestos indirectos cuando sean susceptibles de recuperación o compensación ni los impuestos personales sobre la renta.

Únicamente se considerarán subvencionables los importes cuyo pago esté correctamente justificado en el plazo de dos meses desde la finalización del evento o congreso, y en todo caso antes del 31 de enero de 2024.

Con carácter general, no se considerarán subvencionables:

1. Cualquier concepto que no esté incluido expresamente como gasto subvencionable en la base 4 de esta convocatoria o que no respondan a la naturaleza de la actividad subvencionada.
2. Los gastos corrientes de funcionamiento de las empresas beneficiarias.
3. El equipamiento informático y de telefonía.
4. Los gastos inferiores a 50,00 euros, salvo pagos fraccionados referentes al mismo concepto y cuyo sumatorio total sea superior a 50,00 euros.

Todas las ayudas que se concedan solamente podrán aplicarse a gastos en bienes corrientes y servicios del proyecto presentado en cualquiera de las tres líneas y en ningún caso a inversiones y/o amortizaciones de la empresa organizadora.

El porcentaje de subvención que les pudiera corresponder será como máximo de un 50 por ciento de los gastos e inversiones admitidas. En todo caso, el importe de la subvención máxima obtenida de la aplicación de los porcentajes anteriores no podrá superar los 15.000,00 euros para cada uno de los proyectos presentados en la línea 1 y 6.000,00 euros para cada uno de los proyectos presentados en las líneas 2 y 3.

Las subvenciones se otorgarán siguiendo el orden de prelación fijado hasta que se agote el crédito presupuestario disponible. En caso de que no alcanzara el saldo disponible a la siguiente solicitud de la lista, a ésta se le aplicará el crédito restante.

El plazo para la presentación de solicitudes finalizará el 19 de mayo de 2023.